Vereinsreisen - Ein Leitfaden
Für einen wirklich gelungenen Vereinsausflug bzw. -reise muß man etwas Mühe investieren. Konrad Lüders vom Luftsportverein Crawinkel hat im DHV-Forum mal einen kleinen Leitfaden zusammengestellt, der hier etwas ausführlicher wiedergegeben wird.
1. Vorplanung
Bevor man überhaupt mit der Planung anfängt sollte man sicher sein, dass
überhaupt der allgemeine Wunsch für solch einen Ausflug vorhanden ist.
Ansonsten macht man sich viel Arbeit, nur um am Schluß festzustellen,
dass keiner Interesse an einer solchen Veranstaltung hat.
Wenn das erst geklärt ist, heißt es den richtigen Organisator hierfür zu
finden. Kompetent sollte er sein und mit fachlicher und persönlicher
Autorität gesegnet sein. Ansonsten wird aus dem Ausflug in den Süden,
der nach Norden, dann nach Westen oder Osten, nur um am Schluß doch
wieder im Süden zu landen.
Nun geht es an die Wahl des Reiseziels. Das Fluggebiet sollte dem Organisator oder wenigstens einem der Teilnehmer gut bekannt sein. Es sollte so gewählt werden, dass auch weniger erfahrene Piloten dort keine prinzipiellen Probleme haben. Wer im August Fiesch als Ausflugsziel wählt, braucht sich nicht zu wundern, wenn weniger erfahrene Piloten nicht viel Freude an den Flügen haben werden (sofern sie überhaupt zum Fliegen kommen). Wenn man sich dann auf ein Reiseziel geeinigt hat, gilt es noch abzuklären, ob die Rahmenbedingungen dort zum geplanten Zeitpunkt auch gegeben sind.
Hier gilt es Einiges zu berücksichtigen. Ganz wichtig ist natürlich ob die Bergbahn überhaupt in Betrieb ist. Wenige Flieger sind bereit, Tag für Tag "Walk and Fly" zu betreiben. Weiter sollte die Umgebung etwas zu bieten haben. Zum Einen wegen der Schlechtwettertage (ja auch so etwas soll es geben), zum Anderen für die mitreisenden Nichtflieger (Familie, Freundin etc.). Badeseen, größere Städte in der Nähe, Wandermöglichkeiten und das Vorhandensein weiterer Freizeitaktivitäten gilt es abzuchecken. Da meist auch ein paar Teilnehmer campen wollen, sollte ein Campingplatz in der Nähe sein.
Damit jeder der möchte auch am Vereinsausflug teilnehmen kann, heißt es Zeit und Ziel der Reise möglichst frühzeitig bekannt zu geben. Dies gilt umso mehr, wenn der Ausflug in die (Schul-)Ferienzeit fällt. Nur wenn das Datum früh genug bekannt ist, können sich die Leute rechtzeitig um Urlaub bemühen. Gerade für Flieger ohne schulpflichtige Kinder ist es nicht immer einfach, während der Schulferien Urlaub zu bekommen. Je mehr Zeit hier zur Verfügung steht, desto besser.
Sollte sich die Unterkunftssituation vor Ort als schwierig herausstellen, kann es sinnvoll sein, die Zimmer zentral zu buchen. Aber Achtung: Damit wird man zum Vertragspartner und hat, falls einer doch noch abspringt, für die Kosten aufzukommen (siehe Rechtliches). Wenn die Zimmer nicht vom Organisator des Ausflugs gebucht werden, ist es sinnvoll den Teilnehmern die Telefonnummer der örtlichen Informationszentrale zukommen zu lassen.
Nachdem dies alles erledigt ist, kommt der Papierkram an die Reihe.
Sinnvoll ist es für jeden Teilnehmer eine Mappe mit geballter Information
aus dem Fluggebiet zusammenzustellen. Kartenmaterial,
Fluggebietsberichte anderer Piloten aus Zeitschriften oder dem Internet,
Anfahrtsskizzen zu Unterkunft und Start- und Landeplätzen,
Telefonverzeichnis mit den Handynummern der Teilnehmer und wichtiger
Dienste am Ort, wie Notruf, Bergbahn, Taxi, Campingplatz,
deutschsprachiger Ärzte etc.. Ebenfalls sinnig ist es eine Karte des
Fluggebiets zu kopieren und zu vervielfältigen und für die
Streckenflieger darin mögliche Wendepunkte zu kennzeichnen und deren
Koordinaten zusammenzustellen.
Die Infomappe händigt man vor der Reise aus, ansonsten nutzt die
Anfahrtsskizze zum Urlaubsort herzlich wenig. Für die Vergesslichen und
Verleger unter den Teilnehmern nimmt man am Besten noch ein oder zwei
Exemplare der Mappe als Ersatz mit.
Für den geselligen Teil sollte man darauf achten, dass einer der Teilnehmer einen großen Grill mitnimmt. Für die Sicherstellung des Flug- und Reisebetriebs wäre ein größerer Werkzeugkasten nicht schlecht, Ersatzteile und Reparaturmaterial für die Flugelektronik (Lötzeug, Kabel, verschiedene Stecker, Schmelzkleber... nicht vergessen). Die Gleitschirmpiloten sollten selbstklebenden Reparaturmaterial für den Schirm, die Drachenpiloten die üblichen Kleinteile dabei haben. Wer regelmäßig seinen Steuerbügel verschrottet, wäre nicht schlecht beraten Ersatz dabei zu haben oder sich die Anschaffung von Rädern zu überlegen :-)
2. Durchführung
Ob man nun zusammen oder in kleinerer Gruppen losfährt, sich auf der Hinfahrt oder erst am Ziel trifft, ist sowohl von der Größe der Gruppe als auch von den unterschiedlichen Fahrzeugen abhängig. Der Umwelt zuliebe sollte man versuchen Fahrgemeinschaften zu bilden, wobei diese aber auch mal wechseln sollte. Es kann nicht richtig sein, dass sich dieser oder jener Teilnehmer über Jahre bei den Kollegen "durchschnorrt".
Nachdem man am Ziel angekommen ist und Quartier bezogen hat, heißt es die
Umstände für die erste Bergfahrt zu klären und die erste Versammlung
einzuberufen. Vor Ort werden nun die Infos über das Fluggebiet
ausgegeben, die Gegebenheiten von Start- und Landeplätzen erläutert und
auf mögliche Gefahrengebiete hingewiesen, schließlich möchte man nicht
gleich am Anfang des Urlaub einen Kameraden ins Krankenhaus fahren
müssen (am Ende möchte man dies natürlich auch nicht, aber wißt ja was
gemeint ist).
Sinnvoll ist es sich vor der Abfahrt aus dem Web eine langfristige
Wetterprognose zu beschaffen (gut hierzu geeignet: FAX-Karte von
Bracknell (http://www.wetterzentrale.de/topkarten/)
und dann vor Ort für
aktuelle Wetterinfos zu sorgen bzw. sich die entsprechenden Quellen
erschließt.
Wenn in der Nähe ein Drachen- und/oder Gleitschirmverein oder eine
Flugschule ist, sollte man sich mit dieser in Verbindung setzen. Hier
gibt's Infos aus erster Hand und oftmals wertvolle Hinweise und
unbezahlbare Gastfreundschaft.
Beim Fliegen ist zu berücksichtigen, dass viele Flachlandflieger nur
wenig Erfahrung beim Thermikfliegen im Gebirge haben. Zusätzliche
Belehrungen durch die erfahrene Piloten werden im Normalfall gern
entgegengenommen. Diese sollten besonders beim ersten Start beruhigen
und Hilfe leisten. Wichtig ist, dass die Unerfahrenen zumindest ihren
ersten Start bei optimalsten Bedingungen haben.
Das man gegenseitig füreinander Verantwortung übernimmt, sollte übrigens
selbstverständlich sein. Dazu gehört es auch, die anderen darüber zu informieren, dass man vom
Startplatz wegfliegt und auf Strecke geht. Funkkontakt ist sehr zu
empfehlen und bei Streckenflügen sollte man geplante Route mitteilen
und möglichst von unterwegs Infos geben. Dies auch im ureigensten
Interesse, denn vom worst case Fall eines Unfalls abgesehen ist es auch
nicht immer lustig 25 km zu Fuß durch unwegsames Gelände zu marschieren
oder stundenlang auf jemanden zu warten, der einen per Autostopp mitnimmt.
Die Allgemeinheit betreffende Entscheidungen sind demokratisch zu finden, wobei die Sicherheit absolute Priorität hat. Also gerade bei Wettereinschätzung, Wahl eines anderes Startplatzes oder dem Ersatzprogramm bei nichtfliegbaren Bedingungen sollte nicht der Urlaubszwang (wenn ich hier bin, fliege ich auch - egal was kommt) bestimmend sein, sondern die Freude an der Gesundheit und dem Leben. Oft bewährt hat sich folgende Vorgehensweise: Der "Chef" gibt zu diesen Dingen eine Einschätzung der Situation mit Lösungsvorschlag vor über die beraten und anschließend beschlossen wird.
Ansonsten ergibt sich Vieles automatisch. Vielleicht aber noch 2 kleine Pünktchen, weil's gerne vergessen wird:
- Vor abendlichen Kneipentreffs in größerer Runde Platz reservieren lassen.
- Immer den Fotoapparat dabei haben und diesen dann auch benutzen.
3. Nachbereitung
Der nächste Ausflug kann nur dann besser werden, wenn in der guten alten
Heimat eine gemeinsame Diskussion über die Reise stattfindet und auch
Kritik angebracht und berechtigte angenommen wird. Die Teilnehmer
sollten sich aber auch beim Austausch von Anerkennung nicht
zurückhalten. Wer sich diesen Artikel durchgelesen hat, ahnt wieviel
Arbeit hinter solch einem Ausflug steckt.
Schön ist es, wenn sich einer der Teilnehmer bereit erklärt eine
Wandzeitung zu machen und der Webmaster einen entsprechenden Bericht auf
die Homepage stellt. Vielleicht bekommen so die Daheimgebliebenen Lust,
beim nächsten Ausflug mitzukommen. Wobei wir schon beim letzten Punkt
sind: Pläne schmieden für den nächsten Ausflug, den nach dem Ausflug ist
vor dem Ausflug!
Dies sieht nun zwar so ähnlich aus wie bei einer Wochenfahrt mit
"Holiday-Reisen", man darf aber auch die Augen nicht davor verschließen,
daß ein Großteil der Teilnehmer einen Vereinsausflug genau so angeht.
Die Hauptarbeit bei der Vorbereitung hat einer oder bestenfalls einige
Wenige, die anderen genießen es einfach. Dafür wird man dann geliebt und
bekommt die Schulter geklopft.
Vielleicht noch folgender Hinweis: Wenn
der Organisator fliegerisch weniger gut drauf ist, sollten die Aufgaben
unbedingt von Mehreren übernommen werden, sonst vergeht ihm wegen der
"Ablenkung" noch der Spaß am Fliegen.
4. Rechtliches:
Tritt der Verein oder der Organisator als Reiseveranstalter auf, dann kann er sich manigfache Probleme mit der Haftung nach dem BGB einhandeln.
Nach den fachkundigen Ausführungen der Rechtsberater des DHV ist
Reiseveranstalter, wer Reisen organisiert und dabei Leistungen wie
Hotelübernachtung, Verpflegung oder Busfahrt anbietet und dabei selbst
die Vereinbarungen und Verträge mit dem jeweiligen Hotel, Gasthaus oder
Busunternehmer trifft. Dabei kommt es nicht darauf an, ob der Verein
dies gegen Geld macht, auch die unentgeltliche Reiseveranstaltung fällt
unter die Regelungen des BGB und löst damit die Haftung aus.
Wer dagegen nur den Kontakt zu den einzelnen Leistungserbringern wie
Busunternehmen, Hoteliers etc. vermittelt (der Teilnehmer schließt die
Verträge mit den Leistungtragern selbst und zahlt auch direkt an diese)
ist nur Reisevermittler.
Als Reiseveranstalter haftet man in zweierlei Hinsicht. Einmal, wenn die Reise nicht dem entspricht, was versprochen wurde (Absteige statt 4 Sterne Hotel) oder etwa dafür, dass ein Teil des Angebots nicht stattgefunden hat (der Ausflug auf's Matterhorn wurde gestrichen). Daneben besteht dann noch die Haftung für Sach- und Körperschäden, die während der Reise entstehen und die der Reiseveranstalter verantworten muß. Dies kann dadurch geschehen, dass die notwendigen Schutzvorkehrungen nicht getroffen wurden, also z.B. man nicht geprüft hat, ob das Busunternehmen zuverlässig ist.
Für Schäden, die nicht Körperschäden sind, kann der Verein die vertraglichen Schadensersatzansprüche beschränken. Allerdings nur bis auf den dreifachen Reisepreis und nur für die Fälle, dass der Verein/Organisator den Schaden nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig herbeigeführt hat. Ebenfalls möglich ist dieser Ausschluß für den Fall, dass die Ursache allein auf den Leistungsträger zurückzuführen ist.
Jetzt aus einem Schreiben des DHV an die Vereinsvorstände zitierend:
"Nach den bisherigen Ausführungen wird es offensichtlich, dass es zum
einen Vorteile hat, nicht als "Reiseveranstalter" aufzutreten sondern
als "Reisevermittler" und zum anderen Vorteile hat, bei dem möglichen
Auftreten als Veranstalter eine Haftungsbeschränkung zu vereinbaren. Um
beide Vorteile zu genießen bzw. zu kombinieren, schlagen wir vor,
nachfolgende Vereinbarung mit den Reisenden zu treffen:
"Hiermit bevollmächtige ich ........................ (Name des
Reisenden) Frau/Herrn .........................(Organisator) namens und in
Vollmacht meiner Person für mich und auf meine Rechnung Verträge über
eine Tourführung mit der Firma ........................., das Quartier
................... mit der Firma ...................., die Busfahrt
............... von ............. bis ................... mit der Firma
................. rechtsverbindlich zu meinen Lasten abzuschließen.
Ich stelle den Bevollmächtigten von jeglicher Haftung hinsichtlich der Buchung und den
damit verbundenen Leistungen frei, so weit dies rechtlich möglich ist.
Ort und Datum
Unterschrift des Vollmachtgebers"